Corupția rămâne una dintre cele mai mari provocări ale instituțiilor publice din întreaga lume. Impactul negativ nu subminează doar încrederea cetățenilor în administrația publică, ci generează și pierderi economice masive, inhibă dezvoltarea și reduce eficiența proceselor administrative.
Ca necesitate de a adopta măsuri concrete și strategii eficiente pentru a limita și, ideal, pentru a elimina acest fenomen nociv, nu puțini sunt specialiștii care se întreabă dacă implementarea standardelor internaționale, cum este cazul certificării ISO 9001:2015, are puterea să combată (sau măcar să limiteze) corupția în instituțiile publice.
Deși scopul principal al standardului ISO 9001 nu este limitarea corupției, ci crearea unui sistem de management al calității eficient și transparent, mulți experți susțin că implementarea acestuia poate contribui indirect la reducerea comportamentelor corupte, mai ales prin standardizarea proceselor și creșterea responsabilității.
ISO 9001 – ce este și cum funcționează?
Standardul ISO 9001:2015 este o normă internațională care definește cerințele pentru implementarea unui sistem de management al calității (SMC). Obiectivul principal este să sprijine organizațiile, inclusiv instituțiile publice, să furnizeze servicii de calitate superioară, bazate pe procese eficiente și orientate către satisfacerea nevoilor beneficiarilor.
Prin adoptarea acestui standard, organizațiile sunt obligate să își documenteze toate procesele esențiale, să implementeze controale riguroase și să monitorizeze în permanență performanța pentru a identifica oportunități de îmbunătățire. În esență, ISO 9001 promovează transparența, responsabilitatea și trasabilitatea, trei piloni fundamentali care pot contribui indirect la combaterea corupției.
În ce privește instituțiile publice, implementarea unui astfel de sistem de management al calității poate conduce la procese (mai) bine structurate, ceea ce va reduce, astfel, spațiul pentru decizii arbitrare, conflicte de interese sau alte tipuri de comportamente etice discutabile.
Cum poate limita corupția în instituțiile publice certificarea ISO 9001?
Sunt mai multe modalități prin care o astfel de certificare o poate face, astfel:
1. Standardizarea proceselor și reducerea ambiguităților
Printre principalele surse ale corupției în administrația publică se numără lipsa de claritate în ceea ce privește procedurile și procesele de lucru. Fără reguli bine definite există un risc mai mare ca angajații să abuzeze de pozițiile lor pentru a favoriza anumite persoane sau obține beneficii materiale.
Implementarea ISO 9001 obligă instituțiile să documenteze toate procedurile, să stabilească indicatori de performanță și să creeze structuri organizaționale bine definite. Astfel, fiecare angajat își cunoaște rolul, responsabilitățile și limitele. Iar cetățenii și partenerii instituțiilor publice pot avea acces la informații clare despre modul în care sunt furnizate serviciile, ceea ce reduce posibilitatea abuzurilor.
2. Promovarea trasabilității și a responsabilității
Un principiu fundamental al ISO 9001 este trasabilitatea, adică capacitatea de a urmări fiecare pas al unui proces pentru a identifica eventualele nereguli sau abateri. În instituțiile publice, trasabilitatea înseamnă că fiecare decizie, document sau tranzacție poate fi verificată și explicată.
Prin implementarea acestui standard, organizațiile publice sunt obligate să păstreze înregistrări detaliate despre toate activitățile, ceea ce facilitează auditul intern și extern. În cazul unei suspiciuni de corupție, aceste documente devin dovezi care pot demonstra dacă procedurile au fost respectate sau nu. În plus, angajații devin mai responsabili, știind că acțiunile lor pot fi monitorizate în orice moment.
3. Crearea unui mediu de lucru orientat spre calitate
ISO 9001 pune un accent puternic pe leadership și pe implicarea personalului. Prin promovarea unei culturi organizaționale bazate pe integritate, transparență și calitate, instituțiile publice pot descuraja comportamentele corupte. Liderii din sectorul public care adoptă acest standard au responsabilitatea de a transmite valori etice clare și de a implementa mecanisme care să sprijine angajații să raporteze eventualele abateri fără teamă de repercusiuni. Mai mult, certificarea ISO 9001 este adesea asociată cu un angajament public al instituției față de îmbunătățirea continuă, ceea ce poate crește încrederea cetățenilor în administrația publică.
4. Monitorizare și auditare continuă
Procesul de certificare ISO 9001 include o componentă esențială: auditul periodic, realizat de organisme externe independente care verifică dacă instituția respectă cerințele standardului. Supravegherea externă reduce riscul ca neregulile să fie ascunse sau ignorate.
De asemenea, implementarea standardului include mecanisme de autoevaluare și îmbunătățire continuă. Acest lucru înseamnă că instituțiile pot identifica în mod proactiv eventualele vulnerabilități care ar putea fi exploatate pentru acte de corupție.
Care sunt limitele?!
Deși are numeroase beneficii, implementarea standardului ISO 9001 într-o instituție publică nu este atât de ușoară pe cât ne-am aștepta! Poate cea mai mare provocare este rezistența la schimbare: în instituțiile publice, mai ales cele din țările cu tradiții birocratice rigide, angajații sunt prea obișnuiți cu vechile proceduri și rutine. Introducerea unui sistem de management al calității, care implică documentarea detaliată a proceselor, implementarea de controale și monitorizări stricte, poate fi percepută ca o povară suplimentară sau chiar ca o amenințare.
Acest fenomen este amplificat de teama de responsabilitate. Standardul ISO 9001 cere trasabilitate și responsabilitate clară pentru fiecare decizie sau acțiune. Pentru angajații care nu sunt obișnuiți să lucreze sub un astfel de nivel de transparență, adaptarea poate fi dificilă.
Să vorbim și despre costul implementării. Procesul de certificare implică resurse financiare considerabile, inclusiv pentru pregătirea personalului, angajarea consultanților specializați, achiziționarea instrumentelor necesare și efectuarea auditurilor externe. Pentru instituțiile publice din țările în curs de dezvoltare sau cele care operează cu bugete restrânse, aceste costuri pot părea prohibitive.
Dar nici resursele necesare pentru menținerea certificării nu sunt neglijabile: auditările periodice, revizuirea documentației și actualizarea proceselor implică o investiție continuă. Deși pe termen lung aceste costuri pot fi amortizate prin creșterea eficienței și reducerea pierderilor, multe instituții ezită să facă această investiție inițială, mai ales dacă beneficiile nu sunt imediate sau clar percepute.
Succesul implementării ISO 9001 depinde, în foarte mare măsură, de angajamentul liderilor din instituțiile publice; dacă aceștia nu sunt implicați sau nu înțeleg beneficiile standardului, întregul proces va eșua.
Lipsa unei direcții clare din partea leadership-ului duce adesea la implementări superficiale, în care accentul se pune pe obținerea certificatului ca pe un simbol, mai degrabă decât pe integrarea reală a principiilor ISO 9001 în operațiunile zilnice. Fără un leadership puternic, implementarea devine doar o formalitate, iar procesele descrise în documentație nu sunt aplicate în mod efectiv.
Un alt risc semnificativ al implementării ISO 9001 este tendința de a pune accent pe conformitate, mai degrabă decât pe schimbarea reală a culturii organizaționale. Unele instituții publice adoptă standardul doar pentru a obține certificarea necesară în cadrul unor proiecte sau pentru a-și îmbunătăți imaginea publică, fără un angajament autentic față de principiile acestuia. În aceste cazuri, accentul cade pe ”bifarea” cerințelor standardului, mai degrabă decât pe înțelegerea și integrarea lor în practică.